AssetManager Beheeromgeving

Vanaf 4 november 2019, na de maandelijkse release, zal de AssetManager zowel op het gebied van design als van functionaliteit behoorlijk zijn veranderd. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 4 november 2019!
Onderstaande documentatie is geldig vanaf 4 november. Tot die tijd geldt de handleiding van de huidige AssetManager.

De AssetManager wordt gebruikt voor het beheren van bestanden, zoals afbeeldingen, pdf-bestanden, Word-bestanden, Excel-bestanden, videobestanden en dergelijke, oftewel: assets.

Het grote voordeel van de AssetManager ten op zichte van de oude Beeldbank is, naast het feit dat er nu veel meer bestandstypen worden ondersteund, met name de rechtenstructuur. Middels de assetrechten kan precies per map worden ingesteld welke rechten de gebruikers op de verschillende mappen hebben. De AssetManager werkt bovendien met metadata, waarop eveneens gezocht kan worden. Naast mappen worden ook albums (selecties) ondersteund.

Toevoegen AssetManager

De AssetManager kan worden toegevoegd door een nieuw menu-item met publicatietype ‘Beeldbank’ aan te maken. De AssetManager wordt zichtbaar in de frontend zodra dit menu-item wordt geactiveerd.

Let hierbij echter goed op: zolang er geen rechten zijn ingesteld (als er nog geen rechten zijn aangevinkt) heeft iedereen alle rechten.

Rechten

Voordat de rechten kunnen worden ingesteld dient de AssetManager eerst via de frontend te worden benaderd. Pas dan worden de Assetrechten zichtbaar in de backend en kunnen deze worden ingesteld. De Assetrechten worden op gebruikersgroepniveau ingesteld.

De rechten worden op gebruikersniveau per map ingesteld. Hierdoor kan verschil worden gemaakt tussen een gewone gebruiker die bijvoorbeeld alleen de assets mag zien en/of downloaden, een hoofdgebruiker die bijvoorbeeld ook assets mag uploaden en een beheerder die ook de assets weer mag bewerken en verwijderen.

Assetrechten

De Assetrechten zijn als volgt in te stellen:

• Ga naar Databeheer > Organisatie.
• Selecteer de vestiging of groep waarvoor de rechten moeten worden ingesteld.
• Klik op Assetrechten.

Nu worden alle hoofdmappen van de AssetManager getoond. Per map kan nu worden ingesteld welke rechten deze gebruikersgroep op die map heeft. Submappen erven deze rechten van de hoofdmappen.

Tip: Zijn niet alle mappen zichtbaar? Zet dan het schuifje aan de rechterkant op ‘Toon alle items’.

De rechten welke kunnen worden ingesteld zijn:

• Leesrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien.
• Beheerrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien, bewerken en verwijderen.
• Downloadrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map downloaden. Voordat de gebruiker daadwerkelijk assets kan downloaden dient eerst een Asset-downloadprofiel gekoppeld te worden.
• Uploadrechten: gebruikers kunnen assets uploaden in deze map.

Let op: zolang er bij geen enkele gebruikersgroep rechten zijn ingesteld heeft iedereen binnen de portal volledige rechten. Het is derhalve aan te bevelen altijd een gebruikersgroep aan te maken waarbij alle rechten worden ingesteld.

Eindgebruikers hebben in hun eigen mappen altijd volledige rechten. Hoofdgebruikers hebben altijd volledige leesrechten op alle vrijgegeven hoofdmappen, ongeacht de ingestelde assetrechten.

Asset-downloadprofiel

Voordat gebruikers assets kunnen downloaden, dient eerst een asset-downloadprofiel te worden aangemaakt. Dat kan worden ingesteld via Instellingen > Asset downloadprofielen. Als er een profiel is ingesteld, kan deze worden gekoppeld aan de gebruikersgroep via Databeheer > Organisatie, selecteer dan de gewenste gebruikersgroep selecteren, ga naar ‘Downloadprofielen’ en vink de gewenste downloadprofielen aan die deze gebruikersgroep mag gebruiken in de frontend.

Er kunnen desgewenst meerdere asset-downloadprofielen worden aangemaakt. Per gebruikersgroep kan worden ingesteld welke profielen gebruikt mogen worden.

Met een asset-downloadprofiel kan precies worden bepaald hoe en in welk formaat een bepaalde asset kan worden gedownload. Hiermee kan onder andere worden voorkomen dat het volledige bestand wordt gedownload. Er kunnen profielen worden aangemaakt voor het downloaden van vastgestelde formaten, bijvoorbeeld voor Facebook, Twitter, Instagram, voor op een visitekaartje, voor een proefdruk, enzovoorts. De eindgebruiker kan dan bij het downloaden kiezen voor een bepaald downloadprofiel.

Klik hier voor meer informatie over asset-downloadprofielen.

Mappen en albums

Binnen de AssetManager wordt gewerkt met mappen en albums. Een map is de daadwerkelijk plek waar de assets staan, een album is een verzameling assets die in verschillende mappen kunnen staan. Een afbeelding staat dus in één map, maar kan deel uit maken van meerdere albums.

Daarnaast toont de AssetManager nog een map met de naam Alle assets. Dit is geen daadwerkelijk map, maar een overzicht van alle assets in alle mappen. Deze map kan ook anders heten, afhankelijk van de instellingen van de beheerder, maar is in alle gevallen de eerste welke wordt getoond als de AssetManager wordt opgestart.

Met een album kan een selectie worden gemaakt uit assets uit verschillende mappen. Eindgebruikers hebben hiermee in de frontend direct de juiste afbeeldingen in één overzicht. Albums kunnen ook worden gebruikt om bijvoorbeeld assets te delen. Iemand maakt een bepaalde selectie uit alle assets, zet ze in een album en kan deze vervolgens eenvoudig delen met ander, bijvoorbeeld door de link naar het album te mailen.

Mappen en Albums kunnen in de frontend door worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd door gebruikers met voldoende rechten. Zie hiervoor AssetManager Gebruikershandleiding.

Assethoofdmappen

Bij de portal kunnen Assethoofdmappen worden aangemaakt. Deze hoofdmappen zijn voor eindgebruikers, afhankelijk van de rechten en de instellingen, zichtbaar in de frontend.

• Open Assethoofdmappen vanuit het menu bij de portal.
• Klik op Toevoegen om een hoofdmap toe te voegen.
• Voor de Naam van de hoofdmap in.
• Vul desgewenst de Standaard geldigheidstermijn van assets in deze map in. Dit is het aantal maanden (of onbeperkt) dat de assets in deze map geldig zijn. Indien dit niet is ingevuld wordt de default van de portal genomen.'
• Klik op Opslaan.

Zodra op Opslaan is geklikt verschijnt in het menu, onder 'Instellingen' de optie Assetrechten. Hier kunnen de assetrechten voor de verschillende groepen worden ingesteld.

In de frontend toont de Hoofdmap standaard alles assets uit de submappen. Zodra de eindgebruiker op een submap klikt, zijn alleen de assets uit die map zichtbaar. Indien hierin ook weer submappen staan, zijn ook al die assets zichtbaar.

Standaard mappen

Standaard beeldbankmap op templateniveau Bij templates kan een standaard beeldbankmap (assetmap) worden ingesteld. Dat kan bij het template via de optie Instellingen onder Template. Hier kan worden aangevinkt uit welke beeldbank dit template standaard zijn beelden haalt. Eindgebruikers kunnen dan alleen afbeeldingen uit deze map kiezen, niet uit andere mappen.

Standaard beeldbankmap op veldniveau Naast standaard beeldbankmappen op template niveau kunnen ook standaard beeldbankmappen op veldniveau worden ingesteld. Zodra deze op (afbeeldings-)veldniveau zijn ingesteld, wordt er voor dat veld niet meer gekeken naar de geselecteerde map op artikelniveau.

Assets

Assets zijn alle bestanden die kunnen worden toegevoegd. Dat zijn bijvoorbeeld afbeeldingen, PDF-bestanden, Word- of Excel-documenten of videobestanden. Deze assets worden geüpload in mappen en kunnen eventueel worden gekoppeld aan één of meerdere albums.

Assets kunnen zowel als losse bestanden of gebundeld in een ZIP-bestand worden geüpload. ZIP-bestanden kunnen tijdens het uploaden automatisch worden uitgepakt. Assets kunnen worden geüpload door ze te selecteren of middels drag-and-drop.

Tijdens het uploaden kan worden aangegeven of alle gebruikers de asset mogen zien. Wordt deze optie niet aangevinkt, dan is de asset alleen zichtbaar door diegene die de asset upload.

Het toevoegen van assets aan mappen en albums wordt gedaan in de frontend, net als het bekijken, beheren, bewerken, downloaden en verwijderen van assets. Daarvoor dient de gebruiker uiteraard wel de juiste rechten te hebben. Het is ook mogelijk de rechten zo in te stellen dat een gebruiker de assets alleen kan bekijken. Zie hiervoor AssetManager Gebruikershandleiding.

Afbeeldingen

Afbeeldingen zijn typen assets welke kunnen worden gebruikt voor het plaatsen in templates. Hiervoor zijn de volgende typen te gebruiken: jpg, png, gif, tif, eps en pdf (1 pagina).

Metadata

Om metadata bij assets te kunnen gebruiken dient dit ingeschakeld te worden vanuit de beheeromgeving. Indien metadata is geactiveerd kunnen assets in de frontend ook worden gezocht op metadata. Indien Metadata reeds actief is tijdens het uploaden van de assets worden de velden automatisch gevuld. Indien Metadata achteraf wordt ingesteld, kunnen de velden handmatig te worden gevuld. Hier kunnen bijvoorbeeld ook zoekwoorden worden ingevuld om deze bestanden naderhand eenvoudig terug te kunnen vinden.

Metadata zijn niet de gegevens die in de afbeelding zelf zitten (de kleuren, de tonen, de pixels), maar de gegevens die over de afbeelding gaan. Dit zijn onder andere camera-instellingen, datum en tijd, locatie, en dergelijke welke automatisch door de camera worden ingevuld, maar bijvoorbeeld ook zoekwoorden die handmatig ingevuld kunnen worden. Aan de hand van die zoekwoorden kunnen deze bestanden naderhand eenvoudig teruggevonden worden.

Metadata activeren en toevoegen

Metadata activeren gaat op de volgende manier:

• Ga naar de gewenste portal.
• Ga naar Dataconfiguratie en klik op ‘Toevoegen’.
• Voer bij ‘Instellingen’ de gewenste naam in, bijvoorbeeld ‘Afbeeldingsmetadata’. Gebruik een duidelijke naam, zodat duidelijk is waarvoor dit veld wordt gebruikt.
• Klik op ‘Opslaan’ en wijzig vervolgens het ‘Type’ in ‘Afbeeldingsmetadata’ en klik wederom op ‘Opslaan’.
• Ga naar tabblad ‘Onderdelen’ en voeg hier een veld toe door op ‘Toevoegen’ te klikken.
• Voer ook hier een duidelijke naam in, bijvoorbeeld wederom ‘Afbeeldingsmetadata’ en selecteer bij ‘Type persoonsgegevens’ de optie ‘Geen persoonsgegevens’.
• Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen te bewaren.
• Bij ‘Rechten’ kunnen desgewenst de rechten worden ingesteld. Indien niets wordt aangevinkt heeft iedereen rechten.

We gaan nu een veld toevoegen voor de trefwoorden, zodat de assets straks in de frontend op trefwoorden kunnen worden gezocht.

• Ga nu naar het tabblad ‘Velden’ en klik op ‘Toevoegen’ om een veld toe te voegen.
• Voer als naam in: ‘Trefwoord’. Indien je bij weergavenaam een andere naam invoert, dan wordt die naam in de frontend weergegeven. Voer je niets in, dan wordt in de frontend ‘Trefwoord’ (de naam van het veld) weergegeven.
• Selecteer bij ‘Veldtype’ de optie ‘text’ (voor zover die daar niet al standaard op staat).
• Selecteer bij ‘Veldwaarde’ de optie ‘Organisatie specifiek veld’ (voor zover die daar niet al standaard op staat).
• Nu het belangrijkste: vul bij ‘XML tagnaam’ bijvoorbeeld in: ‘IPTC:Keywords’ om straks in de frontend te kunnen zoeken op de keywords, zoekwoorden, die bij de asset aanwezig zijn. Dit moet exact worden ingevuld, anders werkt het zoeken straks niet.
• Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen te bewaren.
• In het tabblad ‘Uitleg’ kun je desgewenst nog een stukje uitleg en een Placeholder toevoegen.
• In het tabblad ‘Opties’ kun je desgewenst aanvinken waar dit veld nog meer getoond moet worden.

Zodra nu in de frontend een afbeelding wordt geüpload, worden de keywords in de metadata van de afbeelding in het veld 'IPTC:Keywords' automatisch geplaatst in het veld 'Trefwoord'. Je kunt dan in de frontend zoeken op deze gegevens.

Portalopties

Er zijn een aantal portalopties welke invloed hebben op de AssetManager. Dat zijn de opties:

• Gebruikers zien elkaars beelden ongeacht vestiging: Idem bovenstaande, echter over alle vestigingen.
• Geen albums in assetmanager (RL): Als deze optie is aangevinkt, dan zien gebruikers in de frontend niet de optie om albums te bewerken.
• Eindgebruikers mogen geen beeldbank vullen: Als deze optie is aangevinkt, dan kunnen gebruikers geen beelden uploaden in de beeldbank.