AssetManager Gebruikershandleiding

De AssetManager (voorheen Beeldbank genoemd) wordt gebruikt voor het beheren van bestanden, zoals afbeeldingen, pdf-bestanden, Word-bestanden, Excel-bestanden, videobestanden en dergelijke, oftewel: assets.

Het grote voordeel van de AssetManager ten op zichte van de oude Beeldbank is, naast het feit dat er nu veel meer bestandstypen worden ondersteund, met name de rechtenstructuur. Middels de assetrechten kan precies per map worden ingesteld welke rechten de gebruikers op de verschillende mappen hebben. De AssetManager werkt bovendien met metadata, waarop evenens gezocht kan worden. Naast mappen worden ook albums (selecties) ondersteund.

Rechten

Per gebruikersgroep kan nu worden ingesteld welke rechten deze groep heeft. Deze rechten worden ingesteld door de beheerder. Afhankelijk van de ingestelde rechten kan de gebruiker de volgende rechten hebben:

• Leesrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien.
• Beheerrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien, bewerken en verwijderen.
• Downloadrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map downloaden.
• Uploadrechten: gebruikers kunnen assets uploaden in deze map.

Eindgebruikers hebben in hun eigen mappen altijd volledige rechten.

Mappen en albums

Binnen de AssetManager wordt gewerkt met mappen en albums. Een map is de daadwerkelijk plek waar de assets staan, een album is een verzameling assets die in verschillende mappen kunnen staan. Een afbeelding staat dus in één map, maar kan deel uit maken van meerdere albums.

Daarnaast toont de AssetManager nog een ‘map’ met de naam ‘Alle assets’. Dit is geen daadwerkelijk map, maar een overzicht van alle assets in alle mappen. Deze ‘map’ kan ook anders heten, afhankelijk van de instellingen van de beheerder, maar is in alle gevallen de eerste welke wordt getoond als de AssetManager wordt opgestart.

Met een album kan een selectie worden gemaakt uit assets uit verschillende mappen. Eindgebruikers hebben hiermee in de frontend direct de juiste afbeeldingen in één overzicht. Albums kunnen ook worden gebruikt om bijvoorbeeld assets te delen. Iemand maakt een bepaalde selectie uit alle assets, zet ze in een album en kan deze vervolgens eenvoudig delen met ander, bijvoorbeeld door de link naar het album te mailen.

Mappen

Mappen toevoegen Mappen kunnen als volgt worden toegevoegd:

• Klik in het linkermenu op het map-icoontje.
• Nu opent het venster Mappen bewerken met daarin een overzicht van de aanwezige mappen en submappen. Standaard staan hier alle hoofdmappen waar jij als eindgebruiker rechten op hebt.
• Selecteer onder Nieuwe map toevoegenbij Mapde map waarin de nieuwe (sub-)map moeten worden aangemaakt.
• Vul in het vak Nieuw map toevoegen de naam van de nieuwe map in.
• Klik op het plusje om de nieuwe map toe te voegen.
• Zodra de map is toegevoegd wordt dit middels een groene popup aangegeven: Map toevoegen is gelukt.

Tip: In de oude Beeldbank kon een map HIDE worden aangemaakt welke alleen voor hoofdgebruikers zichtbaar was. In de nieuwe AssetManager werkt dit niet meer. Hiervoor is de rechtenstructuur uitgebreid zodat dit middels rechten is in te stellen.

Naam van de map wijzigen Namen van mappen kunnen als volgt worden gewijzigd:

• Klik in het venster ‘Mappen bewerken’ op de te verwijderen map.
• Selecteer de map waarvan je de naam wilt wijzigen.
• Onderaan de lijst met mappen verschijnt nu een extra optie Wijzigen map.
• Voer de nieuwe naam van de map in.
• Klik op Opslaan.

Map verwijderen Het verwijderen van mappen gaat als volgt:

• Klik in het venster ‘Mappen bewerken’ op de te verwijderen map.
• Selecteer de map welke je wilt verwijderen.
• Onderaan de lijst met mappen verschijnt nu een extra optie Wijzigen map.
• Klik daaronder op Verwijderen map.
• Er verschijnt een popup om de keuze te bevestigen of het verwijderen te annuleren. Klik op Ja om de map te verwijderen of Nee om het verwijderen te annuleren en de map niet te verwijderen.

Albums

Albums kunnen worden beheerd middels het afbeelding-icoontje. Door op het icoontje te klikken wordt het venster Albums bewerken geopend. Dit icoontje is alleen zichtbaar als het door de beheerder is geactiveerd. Is het icoontje niet zichtbaar? Dan kun je daarvoor contact opnemen met de beheerder om het te laten activeren.

Als Albums wordt geopend, dan wordt er eerst een overzicht getoond van alle reeds aanwezige albums (indien aanwezig). Daaronder kan een nieuw album worden toegevoegd.

Nieuw album toevoegen

• Klik op het icoontje Album bewerken.
• Vul in het veld Voer een albumnaam in de naam van het nieuwe album in.
• Klik op het plusje achter dat veld om het album toe te voegen.
• Zodra het album is toegevoegd verschijnt deze automatisch onder het kopje Overzicht albums.

Album verwijderen

• Selecteer in het venster Albums bewerken het te verwijderen album.
• Klik op het prullenbak-icoontje om het album te verwijderen.
• Bevestig het verwijderen door op Ja te klikken. Het album wordt dan definitief verwijderd.

Album bewerken

• Klik in het venster Albums bewerken op het potloodje achter het te bewerken album.
• Wijzig de naam van het album in de gewenste nieuwe naam.
• Klik op het diskette-icoontje om de nieuwe naam op te slaan.

Album tonen

• Klik in het venster ‘Albums bewerken’ op het gewenste album.

Assets aan albums toevoegen Assets kunnen op verschillende manieren aan albums worden toegevoegd. De eerste manier is bij het uploaden van de asset. De gebruiker krijgt dan direct de keuze om de asset aan een map en aan een album toe te voegen. Daarover meer onder Assets toevoegen.

Een andere manier is bewerken van de asset. Daarover meer onder Assets bewerken.

Assets

Assets zijn alle bestanden die kunnen worden toegevoegd. Dat zijn bijvoorbeeld afbeeldingen, PDF-bestanden, Word- of Excel-documenten of videobestanden. Deze assets worden geüpload in mappen en kunnen eventueel worden gekoppeld aan één of meerdere albums.

Assets kunnen zowel als losse bestanden of gebundeld in een ZIP-bestand worden geüpload. ZIP-bestanden kunnen tijdens het uploaden automatisch worden uitgepakt. Assets kunnen worden geüpload door ze te selecteren of middels drag-and-drop.

Tijdens het uploaden kan worden aangegeven of alle gebruikers de asset mogen zien. Wordt deze optie niet aangevinkt, dan is de asset alleen zichtbaar door diegene die de asset upload.

Het toevoegen van assets aan mappen en albums wordt gedaan in de frontend, net als het bekijken, beheren, bewerken, downloaden en verwijderen van assets. Daarvoor dient de gebruiker wel de juiste rechten te hebben. Het is ook mogelijk dat een gebruiker de assets alleen kan bekijken. Voor meer rechten dient de gebruiker contact op te nemen met de beheerder.