AssetManager Beheeromgeving

De AssetManager wordt gebruikt voor het beheren van bestanden, zoals afbeeldingen, pdf-bestanden, Word-bestanden, Excel-bestanden, videobestanden en dergelijke, oftewel: assets.

Het grote voordeel van de AssetManager ten op zichte van de oude Beeldbank is, naast het feit dat er nu veel meer bestandstypen worden ondersteund, met name de rechtenstructuur. Middels de assetrechten kan precies per map worden ingesteld welke rechten de gebruikers op de verschillende mappen hebben. De AssetManager werkt bovendien met metadata, waarop eveneens gezocht kan worden. Naast mappen worden ook albums (selecties) ondersteund.

Toevoegen AssetManager

De AssetManager kan worden toegevoegd door een nieuw menu-item met publicatietype ‘Beeldbank’ aan te maken. De AssetManager wordt zichtbaar in de frontend zodra dit menu-item wordt geactiveerd.

Let hierbij echter goed op: zolang er geen rechten zijn ingesteld (als er nog geen rechten zijn aangevinkt) heeft iedereen alle rechten.

Rechten

Voordat de rechten kunnen worden ingesteld dient de AssetManager eerst via de frontend te worden benaderd. Pas dan worden de Assetrechten zichtbaar in de backend en kunnen deze worden ingesteld. De Assetrechten worden op gebruikersgroepniveau ingesteld.

De rechten worden op gebruikersniveau per map ingesteld. Hierdoor kan verschil worden gemaakt tussen een gewone gebruiker die bijvoorbeeld alleen de assets mag zien en/of downloaden, een hoofdgebruiker die bijvoorbeeld ook assets mag uploaden en een beheerder die ook de assets weer mag bewerken en verwijderen.

Assetrechten

De Assetrechten zijn als volgt in te stellen:

• Ga naar Databeheer > Organisatie.
• Selecteer de vestiging of groep waarvoor de rechten moeten worden ingesteld.
• Klik op Assetrechten.

Nu worden alle hoofdmappen van de AssetManager getoond. Per map kan nu worden ingesteld welke rechten deze gebruikersgroep op die map heeft. Submappen erven deze rechten van de hoofdmappen.

Tip: Zijn niet alle mappen zichtbaar? Zet dan het schuifje aan de rechterkant op ‘Toon alle items’.

De rechten welke kunnen worden ingesteld zijn:

• Leesrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien.
• Beheerrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map zien, bewerken en verwijderen.
• Downloadrechten: gebruikers kunnen alle assets in deze map downloaden. Voordat de gebruiker daadwerkelijk assets kan downloaden dient eerst een Asset-downloadprofiel gekoppeld te worden.
• Uploadrechten: gebruikers kunnen assets uploaden in deze map.

Let op: zolang er bij geen enkele gebruikersgroep rechten zijn ingesteld heeft iedereen binnen de portal volledige rechten. Het is derhalve aan te bevelen altijd een gebruikersgroep aan te maken waarbij alle rechten worden ingesteld.

Eindgebruikers hebben in hun eigen mappen altijd volledige rechten. Hoofdgebruikers hebben altijd volledige leesrechten op alle vrijgegeven hoofdmappen, ongeacht de ingestelde assetrechten.

Asset-downloadprofiel

Voordat gebruikers assets kunnen downloaden, dient eerst een asset-downloadprofiel te worden aangemaakt. Dat kan worden ingesteld via Instellingen > Asset downloadprofielen. Als er een profiel is ingesteld, kan deze worden gekoppeld aan de gebruikersgroep via Databeheer > Organisatie, selecteer dan de gewenste gebruikersgroep selecteren, ga naar ‘Downloadprofielen’ en vink de gewenste downloadprofielen aan die deze gebruikersgroep mag gebruiken in de frontend.

Er kunnen desgewenst meerdere asset-downloadprofielen worden aangemaakt. Per gebruikersgroep kan worden ingesteld welke profielen gebruikt mogen worden.

Met een asset-downloadprofiel kan precies worden bepaald hoe en in welk formaat een bepaalde asset kan worden gedownload. Hiermee kan onder andere worden voorkomen dat het volledige bestand wordt gedownload. Er kunnen profielen worden aangemaakt voor het downloaden van vastgestelde formaten, bijvoorbeeld voor Facebook, Twitter, Instagram, voor op een visitekaartje, voor een proefdruk, enzovoorts. De eindgebruiker kan dan bij het downloaden kiezen voor een bepaald downloadprofiel.

Klik hier voor meer informatie over asset-downloadprofielen.

Mappen en albums

Binnen de AssetManager wordt gewerkt met mappen en albums. Een map is de daadwerkelijk plek waar de assets staan, een album is een verzameling assets die in verschillende mappen kunnen staan. Een afbeelding staat dus in één map, maar kan deel uit maken van meerdere albums.

Daarnaast toont de AssetManager nog een map met de naam Alle assets. Dit is geen daadwerkelijk map, maar een overzicht van alle assets in alle mappen. Deze map kan ook anders heten, afhankelijk van de instellingen van de beheerder, maar is in alle gevallen de eerste welke wordt getoond als de AssetManager wordt opgestart.

Met een album kan een selectie worden gemaakt uit assets uit verschillende mappen. Eindgebruikers hebben hiermee in de frontend direct de juiste afbeeldingen in één overzicht. Albums kunnen ook worden gebruikt om bijvoorbeeld assets te delen. Iemand maakt een bepaalde selectie uit alle assets, zet ze in een album en kan deze vervolgens eenvoudig delen met ander, bijvoorbeeld door de link naar het album te mailen.

Mappen en Albums kunnen in de frontend door worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd door gebruikers met voldoende rechten. Zie hiervoor AssetManager Gebruikershandleiding.