AssetManager

LET OP: DEZE FUNCTIONALITEIT STAAT NOG NIET IN PRODUCTIE. WANNEER DIT HET GEVAL IS WORDT DIT VERMELD IN DE NIEUWSBRIEF.

De assetmanager kan gebruikt worden voor het beheren van bestanden.
Waar het voorheen alleen mogelijk was om afbeeldingen en PDF-bestanden te uploaden is het nu ook mogelijk andere bestandssoorten te plaatsten.
Hierbij kan gedacht worden aan Word-, Excel- en videobestanden.

Neem voor het activeren van de assetmanager contact op met de helpdesk.

Toevoegen assetmanager

Wanneer de helpdesk de assetmanager geactiveerd heeft is er een nieuwe publicatietype beschikbaar.
Maar een nieuw menu-item aan en selecteer als publicatietype: 'ReloadedAssetManager'.
Indien het menu-item actief is, is de assetmanager zichtbaar aan de voorzijde.

Rechten

Om de rechten zichtbaar te maken dient de assetmanager eerst benaderd te worden aan de voorzijde.
Eenmaal benaderd kunnen de rechten per organisatiedonderdeel waarop de rechten bedeeld worden ingesteld.

Daarbij kan ingesteld worden of een (groep) gebruiker(s) alleen mag downloaden of mag beheren.
Downloaden houdt in dat de gebruiker de assets vanuit de assetmanager mag downloaden.
Beheren houdt in dat de gebruikers assets mag uploaden en bewerken en mappen en albums mag beheren.

Geen vinkjes -> Alleen downloaden
Downloaden -> Alleen downloaden
Beheren -> Downloaden en beheren

Downloadprofiel rechten

Wanneer er asset downloadprofielen aangemaakt zijn en deze zijn gekoppeld aan de shop waarin in de assetmanager zich bevind kunnen de rechten daarop ingesteld worden.
Per onderdeel in de organisatiedata kan aangegeven worden welke profielen gebruikt mogen worden.
LET OP: Om daadwerkelijk een asset aan te kunnen bieden als download dient een asset downloadprofiel aangevinkt te zijn!



Het aangemaakte proefiel is dan te selecteren, zie onderstaand:

Mappen en albums

Assets kunnen geplaatst worden in de algemene map (welke dezelfde naam heeft als het menu-item) maar er kunnen ook mappen en albums aangemaakt worden.
Een afbeelding kan in één map staan maar kan deel uit maken van meerdere albums.
De mappen en albums kunnen alleen via de voorzijde van de portal bekeken en beheerd worden.

Mappen

Mappen kunnen toegevoegd worden door de volgende stappen te doorlopen:

1. Klik op het map-icoontje in het linker menu.
2. Vul een mapnaam in bij 'Voer een mapnaam in'.
3. Klik op 'Toevoegen map'.
4. De map is toegevoegd.

Mapnaam wijzigen
De mapnaam kan gewijzigd worden door op het potlood-icoontje te klikken achter de naam. (zie A.)
De tekst wordt dan vergroot en kan bewerkt worden.
Klik op het vinkje om de wijziging op te slaan.

Map verwijderen
Mappen kunnen verwijderd worden door op het kruisje te klikken achter de naam van een map. (zie B.)
Er wordt na het klikken nog om een extra bevestiging gevraagd.
Bij het klikken op ja wordt de map definitief verwijderd.

Albums

(Gelijk aan de Mappen)
Albums kunnen toegevoegd worden door de volgende stappen te doorlopen:

1. Klik op het map-icoontje in het linker menu.
2. Vul een albumnaam in bij 'Voer een albumnaam in'.
3. Klik op 'Toevoegen album'.
4. De map is toegevoegd.

Albumnaam wijzigen
De albumnaam kan gewijzigd worden door op het potlood-icoontje te klikken achter de naam.
De tekst wordt dan vergroot en kan bewerkt worden.
Klik op het vinkje om de wijziging op te slaan.

Album verwijderen
Albums kunnen verwijderd worden door op het kruisje te klikken achter de naam van een album.
Er wordt na het klikken nog om een extra bevestiging gevraagd.
Bij het klikken op ja wordt het album definitief verwijderd.

Assets toevoegen

Assets kunnen in tegenstelling tot de oude situatie nu ook andere bestanden (dan afbeeldingen en PDF) zijn.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om naast afbeeldingen bijvoorbeeld Word en Excel bestanden te uploaden.
Deze bestanden worden geplaatst in mappen en kunnen eventueel gekoppeld worden aan één of meerdere albums.

Bestanden kunnen zowel los als in een zip bestand geüpload worden waarbij de uploader ervoor kan kiezen om het bestand uit te pakken.
Bestanden kunnen naar het uploadvlak gesleept worden om deze te uploaden of er kan gekozen worden het vlak aan te klikken.

Daarnaast is het mogelijk om tijdens het uploaden middels een vinkje aan te geven of alle gebruikers de afbeeldingen mogen zien.

Indien dit vinkje aanstaat zien alle gebruikers de afbeelding, anders alleen de uploader.

Afbeeldingen
De volgende bestandstypes kunnen gebruikt worden voor het plaatsen op templates: pdf(1 pagina), jpg, png, gif, tif en eps.

Drag and drop

1. Selecteer het wolk-icoontje in het linker menu.
2. Selecteer één of meerder bestanden op uw computer.
3. Sleep deze bestanden naar het uploadvlak (zwarte gedeelte).
4. In geval van een zip-bestand kan deze automatisch uitgepakt worden, zet hiervoor het vinkje aan.
5. De bestanden zullen nu geüpload worden, de voortgang is zichtbaar. Indien het uploaden geslaagd is wordt een groen vinkje getoond.

Via selectie

1. Selecteer het wolk-icoontje in het linker menu.
2. In geval van een zip-bestand kan deze automatisch uitgepakt worden, zet hiervoor het vinkje aan. (stap 4 in de afbeelding)
3. Klik op het zwarte vlak, waar de tekst 'Sleep of klik hier om bestanden te uploaden' staat.
4. Selecteer één of meerder bestanden op uw computer en klik op openen.
5. De bestanden zullen nu geüpload worden, de voortgang is zichtbaar. Indien het uploaden geslaagd is wordt een groen vinkje getoond.

Na het uploaden

6. Wanneer het uploaden gelukt is kunnen een aantal zaken ingesteld worden

Data	Omschrijving
Album	Selecteer één of meerder albums waar het bestand aan gekoppeld dient te worden.
Map	Selecteer een map waar het bestand in geplaatst dient te worden.

7. Vergeet niet op opslaan te klikken om de wijzigingen definitief te maken!

Assets bekijken/bewerken

Wanneer er bestanden toegevoegd zijn kunnen deze bekeken en eventueel bewerkt worden.
Het bewerken kan op twee manieren: via het detailscherm per asset of door meerdere assets te selecteren en deze tegelijk te bewerken.

Via detailscherm bekijken

Klik op een asset om in het detailscherm te komen. Daar zijn de volgende zaken zichtbaar:

.	Data	Omschrijving	Aanpasbaar?
A	Asset verplaatsten naar map	Hier is de map zichtbaar waar de asset in geplaatst is.	Ja.
B	Asset vernieuwen (zwarte vlak)	Hier kan de asset vernieuwd worden, dit kan op dezelfde manier als bij het uploaden. Let op: het bestand kan alleen vervangen worden met 1 van hetzelfde type.	Ja.
C	Asset downloaden	Hier kan een asset downloadprofiel geselecteerd worden. Het bestand wordt dan in het gekozen formaat gedownload.	N.v.t.
D	Albums	Hier is zichtbaar aan welke albums de asset gekoppeld is.	Ja, alleen verwijderen.
E	Exif data(tabje naast opties)	Exchangeable image file format (Exif) is een metadataspecificatie voor afbeeldingsbestanden uit onder andere digitale camera's. Het wordt gebruikt in bestandsformaten zoals JPG en TIFF. Het is ontworpen door de Japan Electronic Industry Development Association.	Nee.
F	Metadata (indien aanwezig)	Indien metadata aanwezig is kan deze aangepast worden.	Ja

Klik na het wijzigen op 'Opslaan' op deze definitief te maken.

Multiselect

Het is ook mogelijk om meerdere assets tegelijk te bewerken.
Alle assets hebben een selectievakje om deze te selecteren.
Indien één of meerdere geselecteerd zijn kunnen deze via het 'moersleutel'-icoontje bewerkt worden. Deze staat in het linker menu. Er staat dan ook het aantal geselecteerde assets bij.
De volgende zaken kunnen aangepast worden:

Data	Omschrijving
Selectie verplaatsen naar map	Selecteer een map waarnaar de selectie verplaatst dient te worden.
Voeg selectie toe aan album	Selecteer een album waaraan de selectie gekoppeld dien te worden.
Metadata (indien aanwezig)	Indien metadata aanwezig is kan deze voor alle geselecteerde assets aangepast worden.
Verwijderen	De selectie kan met een druk op de knop verwijderd worden.

Verwijderen

Assets kunnen op twee manieren verwijderd worden:

• Door in het overzicht op het kruisje te klikken bij een asset.
• Door een selectie te maken van assets en vervolgens via het 'moersleutel'-icoontje te gaan. Hier staat een optie om de selectie te verwijderen, in het oranje vlak.

Zoeken

Via het 'vergrootglas'-icoontje kan gezocht worden tussen de assets. Naast het invullen van een zoekterm bovenaan het venster (naam van de asset) kan er ook gefilterd worden op de volgende zaken:

• Album
• Map
• Aanmaakdatum
• Bestandstype
• Metadata (indien aanwezig)

Data	Omschrijving
Album	Selecteer één of meerdere albums waarin gezocht dient te worden. Deze kunnen aan en uit gevinkt worden.
Map	Selecteer één of meerdere mappen waarin gezocht dient te worden. Deze kunnen aan en uit gevinkt worden.
Datum	Hier kan een van en tot datum ingevuld worden waar tussen de asset toegevoegd of gewijzigd is.
Bestandstype	Kies een bestandstype waarop gefilterd dient te worden, keuze uit: afbeelding, video en overig (documenten).
Metadata	Indien metadata beschikbaar is kan hier ook op gefilterd worden.

Watermerk

Het is mogelijk afbeeldingen in de beeldbank te beveiligen met een waterwerk. Dit zorgt ervoor dat alle afbeeldingen die geplaatst worden in de asset manager voorzien worden van een watermerk.

Instructie

Om de afbeeldingen in de assetmanager te beveiligen met een watermerk zijn de volgende stappen nodig:

Maak een nieuwe map aan in bestandsupload genaamd "xfwatermarkfiles" Plaats in deze map een watermerk bestand. Dit moet een .png bestand zijn en moet heten "global.png"

Werking

1. Bij het tonen van een afbeelding wordt er gekeken als er een watermerk bestaat in de locatie zoals eerder genoemd.
2. Indien deze bestaat dan wordt van het watermerk een versie gemaakt die qua afmeting overeenkomt met de afbeelding.
3. Dit watermerk wordt vervolgens gecentreerd op de afbeelding geplaatst.
4. Deze afgeleide watermerken worden niet verwijderd en opnieuw gebruikt indien nodig (caching).
5. De watermerk versies van de afbeeldingen worden ook niet meer opnieuw aangemaakt indien deze bestaan(caching).

Metadata

Om metadata toe te voegen dient in de organisatiestructuur een data categorie toegevoegd te worden van het metadata-type 'Image meta'.
Voeg vervolgens een nieuw onderdeel toe.
Aan dit onderdeel kunnen velden toegevoegd welke vervolgens metadata kunnen bevatten.
Voorbeelden hiervan zijn:

• Trefwoord - veldtype text, zet een vinkje onder instellingen bij 'Toon dit veld als zoekoptie'.
• Categorie - veldtype optionlist, zet een vinkje onder instellingen bij 'Toon dit veld als zoekoptie'. Vul onder 'Extra' waardes in welke gekozen kunnen worden uit de optielijst. Dit kun je doen door op elke regel een nieuwe waarde te zetten.
• Einddatum - veldtype datum.