E-mail - SPF Records

Korte uitleg

Om te voorkomen dat een bevestigingsmail die jouw licentie verstuurt in de Spam terecht komt, moet je andere mailservers vertellen dat wij mail mogen versturen namens het mailadres dat jij als afzender hebt ingesteld. Als je afzender email adres repro@drukkerij.nl is, zorg dan dat er in de DNS van drukkerij.nl "include:relay.xpressionmanager.nl" wordt toegevoegd aan de SPF regel.

Indien je denkt dat er nog geen spf regel aanwezig is, maak dan een nieuwe DNS regel met als type TXT en vul daar dit in:

"v=spf1 a mx include:relay.xpressionmanager.nl ~all"

Als je bijvoorbeeld al een regel hebt die er zo uit ziet:

"v=spf1 mx a ip4:123.123.123.14 include:_spf.google.com include:_spf.outlook.com ~all"

Voeg dan include:relay.xpressionmanager.nl toe aan die regel:

"v=spf1 mx a ip4:123.123.123.14 include:_spf.google.com include:_spf.outlook.com include:relay.xpressionmanager.nl ~all"

Verhuizing van alle licenties april 2020

Als je al een spf regel hebt waar ip4:89.200.203.150 in staat, dan mag je dat gedeelte verwijderen. Zolang er maar include:relay.xpressionmanager.nl in je spf record staat.

.

Uitgebreide uitleg

SPF is een afkorting voor Sender Policy Framework. Het is een protocol waarmee vastgesteld wordt of de verzender van een mailserver wel gemachtigd is om een bericht te verzenden.
Het voornaamste doel van een SPF record is om spam te voorkomen.
In dit artikel leggen we uit wat SPF records precies doen, hoe ze zijn opgebouwd en hoe we dit bij XM hebben geïmplementeerd in de DNS.

Opbouw van een SPF record

Een SPF record begint altijd met een “v=” gedeelte. Hiermee wordt aangegeven dat de content in het TXT record een SPF record is en geeft het ook aan welke versie van het SPF protocol (bijvoorbeeld v=spf1) je gebruikt. Dit gedeelte is essentieel voor de werking van het SPF record, want anders wordt het gehele record genegeerd door de SPF-clients. Daarna wordt er aan de hand van mechanismes en qualifiers aangegeven wanneer een domein überhaupt e-mail mag versturen. In de mechanismes geef je aan welke uitgaande mailservers als betrouwbaar worden beschouwd. De qualifiers geven aan wat er met de betreffende e-mails gebeurt (wel of niet doorlaten).

Mechanismes

all	Hiermee geef je alle uitgaande mailservers aan
a	Wanneer het IP adres waar de verzender vandaan mailt gelijk is aan het IP adres (A record) van het domein, dan wordt de mail toegelaten.
ip4	Wanneer de verzender zich in de IP4 IP range bevindt, wordt de mail toegelaten. Voeg het IP adres toe na ‘’ip4’’ om het IP adres te whiteliste
ip6	Wanneer de verzender zich in de IP6 IP range bevindt, wordt de mail toegelaten. Voeg het IP adres toe na ‘’ip6’’ om het IP adres te whitelisten.
mx	Wanneer de mail verstuurd wordt vanuit het MX record van het domein, dan wordt de mail toegelaten.
exists	Wanneer de domein gekoppeld staat aan een IP adres, dan wordt de mail toegelaten.
include	Als aan de voorwaarden in het record (dat geïnclude wordt) voldaan is, dan wordt de mail toegelaten.

Qualifiers

Elk mechanisme kan gecombineerd met een van de vier onderstaande “qualifiers”:

• + geeft een PASS resultaat. De mail wordt altijd doorgelaten.
• ? geeft een NEUTRAL resultaat. Mail wordt doorgelaten, omdat er geen mening gegeven wordt over de e-mail (no policy).
• ~ voor een SOFTFAIL resultaat. Mail wordt dan wel toegelaten maar kan als spam beschouwd worden en in de spamfolder terecht komen.
• – voor een FAIL resultaat. De mail wordt dan NIET geaccepteerd door de ontvangende mailserver.

Meerdere mailservers toevoegen aan je SPF record

Wanneer je met meerdere maildiensten wilt mailen namens je domein, moet je elke specifieke maildienst opnemen in je SPF record. Deze maildiensten kun je allemaal met include toevoegen aan je SPF record. In het onderstaande voorbeeld hebben we zowel de mailservers van XpressionManager (office.xpressionmanager.nl & relay.xpressionmanager.nl) als de mailservers van Google toegevoegd aan het record: v=spf1 include:office.xpressionmanager.nl include:relay.xpressionmanager.nl include:_spf.google.com ~all

Test de e-mail configuratie

Bij problemen met het ontvangen van e-mails vanaf een XM portal kan het voorkomen dat eventuele instellingen niet correct ingesteld zijn.

Spammyness van je e-mail

Om de e-mail te testen ga je naar [Mail tester], stuur vanaf de XM portal een willekeurige e-mail naar het aangegeven e-mailadres (dit kan eenvoudig met een Contact-formulier_maken).
Nadat de mail is verzonden vanaf de XM portal klik je op 'Check vervolgens je score', je ziet in de resultaten of de instellingen voor het domein goed ingesteld zijn en eventuele tips om het te verbeteren.

SPF & DKIM check

Voor het opvragen van de SPF gegevens van een domeinnaam ga je naar [Mail tester (SPF checker)], vul hier het domeinnaam (laat DKIM Selector leeg). Klik daarna op de 'Controleer SPF & Dkim's' knop, je ziet of er een SPF record aanwezig is, bijvoorbeeld:
"v=spf1 a mx include:relay.xpressionmanager.nl ~all"